Как управлять удаленной командой: 9 советов от Давида Яна

Наука и Техника 15:30 16.04.2020

 

Пандемия инициировала небывалые перемены в истории человечества, в том числе беспрецедентную цифровую и организационную трансформацию в связи с переходом миллиардов людей на удаленную работу. О том, как не растерять в период кризиса человеческий капитал — главный актив бизнеса, рассказывает основатель ABBYY, серийный предприниматель в области искусственного интеллекта Давид Ян
 

Один из самых известных HR-аналитиков мира Джош Берсин и директор по управлению персоналом IBM Дайан Герсон пару дней назад на совместном вебинаре говорили: «Финансовые директора спасли свои компании в тяжелом 2008 году. Директора по персоналу спасут свои компании в 2020-м». 

 

Управление удаленной командой имеет ряд базовых принципов, связанных с управлением любой командой, и при этом накладывает новые требования на способы взаимодействия, коммуникации, принятия решений, выполнения работы, организации рабочего пространства и рабочего времени.

 

В управлении малыми и крупными рабочими группами важны многие аспекты, среди которых я хотел бы отметить следующие:   

 
  1. Общение и обратная связь
  2. Прозрачность и доверие
  3. Поддержка и взаимопомощь
  4. Ясные цели
  5. Измеримые результаты
  6. Технические средства
  7. Баланс работы и личной жизни
  8. Лидерство и ответственность на уровне каждой команды и каждого сотрудника
 

Я основал 12 компаний, включая ABBYY, где 1300 сотрудников работает в 13 странах мира, Yva.ai, сотрудники которой в четырех странах мира работают удаленно. При этом я сам последние восемь лет живу в Кремниевой долине и 100% времени работаю удаленно из дома. 

На базе опыта крупнейших распределенных организаций Кремниевой долины, с основателями которых мне приходилось общаться, и личного опыта создания удаленных команд, я хотел бы предложить следующие советы всем тем, кто сегодня переводит свои команды на работу из дома.

 

Совет №1. Организуйте цифровое офисное пространство

Если вы еще не перешли на корпоративные мессенджеры Slack, MS Teams, то теперь вы обязаны это сделать. Электронная почта недостаточно оперативна, не имеет публичных каналов, функций «упоминания», «эмоджи-реакций» и, по многим другим причинам, не может стать заменой оперативному живому общению. 

 
 

При этом WhatsApp также не может стать вашим корпоративным мессенджером. Это совершенно принципиально. Вы должны перейти не на WhatsApp, а в Slack или MS Teams. WhatsApp не является корпоративным мессенджером, так как ваши системные администраторы не могут контролировать состав участников общественных каналов. Если кто-то из сотрудников уволится, то нет системного способа удалить (или не забыть удалить) его из группы, что приводит к серьезным дырам в безопасности. Есть много и других причин. 

 

Используйте сервисы видеоконференций, поддерживающие открытые видеокомнаты, например Zoom. 

 

Создайте виртуальные zoom-переговорные комнаты для каждой команды, куда может зайти любой и пообщаться голосом, как в канале мессенджера. Создайте виртуальную zoom-кухню-кофейню, куда сотрудники могут подключиться в момент перерыва на кофе или перекус. Там можно пообщаться в течение рабочего дня с удаленными коллегами, которые тоже захотели перекусить или выпить кофе.

 

Совет №2. Встречайтесь через видеоконференции много раз в день

Во-первых, организуйте короткие регулярные ежедневные и еженедельные встречи по важным темам. Это создает необходимый ритм работы удаленной команды. Во-вторых, обеспечьте возможность оперативных встреч между коллегами рабочих групп, руководителями и сотрудниками в течение дня.

 

Важно, чтобы каждая рабочая команда запланировала короткий стендап на 15-20 минут каждый день в заранее определенное время. Предложите сотрудникам приходить на стендап за 2-3 минуты до начала и использовать это время для общения. Интересуйтесь друг другом. Семьей, детьми, кошками, собаками, погодой, чем угодно. Личное общение повышает уровень окситоцина и вазопрессина — важных гормонов счастья, которые усиливают привязанность, теплые чувства и командный дух.

 

Если вы руководитель рабочей группы, то в некоторые периоды вы можете вообще не выключать вашу виртуальную zoom-комнату. Сотрудники смогут заходить к вам в течение дня по коротким вопросам.

 

Совет №3. Устраивайте виртуальные посиделки

Встречайтесь через видеоконференции вечером после работы в виртуальных клубах по интересам и неформальных посиделках и ужинах. Это работает! Это прикольно, весело и очень необычно! Можете играть в «Крокодила», настольные игры, «Мафию», «Контакт и др. Это вызывает огромное количество положительных эмоций. В ABBYY, например, создали специальную группу в корпоративной социальной сети — #remoteworktogether. В ней сотрудники организуют разные активности: устраивают спортивные челленджи, совместный просмотр и обсуждение конференций Ted Talks, играют в настольные игры по Zoom, делятся советами, как не сойти с ума на удаленке. 

 
 

Совет №4. Соблюдайте правила доброжелательного общения 

Важно отметить, что для сотрудников, для которых удаленная работа не является привычной, текстовая коммуникация может привести (и часто приводит) к скрытым или открытым конфликтам. Это связано с тем, что мы иногда пытаемся домыслить написанное собеседником или думаем, что собеседник знает то, что знаем мы. 

 

Несколько советов, которыми мы делимся со своими сотрудниками.

 
  • Остановитесь в споре, не пытайтесь во что бы то ни стало выйти из спора победителем, особенно в публичных каналах коммуникации. Во-первых, ваш собеседник тоже умный человек. Во-вторых, если вы хотите, чтобы собеседник принял вашу точку зрения, то лучший способ это сделать — беседовать наедине и путем приведения конструктивных доводов в доброжелательной форме и только после осмысления встречных аргументов собеседника 
  • Предположите, что у собеседника были положительные намерения.
  • Знакомьтесь друг с другом (личные отношения позволяют доверять).
  • Благодарите!!! (использование любой возможности поделиться похвалой создает климат, где обратная связь рассматривается как подарок, а не как атака).
  • Будьте терпимы, ваш собеседник не может знать все (как и вы сами).
 
 

Совет №5. Минимизируйте количество цифровых сервисов, стандартизируйте их и используйте в полном объеме

Используйте какой-то один сервис в каждой категории, откажитесь от дублирования. Кому-то временно станет неудобно, зато выиграет вся организация.

 

Вам потребуются:

 
  • корпоративные мессенджеры Slack или MS Teams,
  • видеоконференции Zoom или аналоги,
  • офисный комплект, сервис хранения документов и коллективной работы G Suite, Office 365, Яндекс.Диск, Box, Dropbox,
  • сервисы цифровой подписи и управления документами,
  • CRM (AmoCRM, SalesForce, …),
  • сервис управления задачами (Jira, Asana, Bitrix, Trello),
  • система обратной связи от сотрудников Yva.ai, Glint, Qualtrics,
  • системы моментальной благодарности типа Karma Bot,
  • корпоративная социальная сеть Facebook Workplace, Yammer,
  • для сотрудников, которые не изучали в школе слепой десятипальцевый метод печати, обеспечьте возможность пройти соответствующий курс, например «Соло на клавиатуре» Шахиджаняна. Набор на клавиатуре медленнее 150–200 знаков в минуту крайне затрудняет цифровую коммуникацию в эпоху удаленной работы,
  • другие системы.
 

Совет №6. Документируйте все

При переходе на удаленную работу больше не существует такого понятия, как «неписаные правила». Все должно быть задокументировано. Даже если это промежуточное решение. Каждая встреча должна иметь повестку и протокол решений. Это категорически важно для обеспечения передачи знаний. При удаленной работе, особенно в разных часовых зонах, люди работают асинхронно, и непрерывное документирование даже в объеме трех строк в канале Slack — это компенсация уменьшившегося объема живых коммуникаций. 

 

Документирование и протоколирование встреч должно стать правилом, обязанностью и привычкой каждого сотрудника. На плечи бывших секретарей и помощников руководителей теперь возлагается особая миссия документировать виртуальные встречи и публиковать в корпоративных каналах протоколы встреч.

 
 

Все цели должны быть определены в письменном виде. Для каждой команды и каждого сотрудника. И результат достижения этих целей должен обсуждаться с сотрудниками не реже 2-4 раз в месяц, а иногда и несколько раз в неделю. Как никогда стали важны встречи в режиме 1-on-1 с записями и пометками о содержании этих встреч в одном и том же документе от встречи к встрече.

 

Совет №7. Следите за бизнес-процессами в реальном времени

Когда люди более-менее адаптируются к новым условиям, руководителям компаний понадобится отслеживать и поддерживать эффективность бизнес-процессов. В этом могут помочь платформы Process Intelligence, такие как, например, ABBYY Timeline или аналогичные. Эти интеллектуальные решения в реальном времени помогают анализировать, что происходит внутри организации: на каком этапе находится выполнение задачи, нет ли срыва сроков и иных нарушений. Они опираются на цифровые следы, которые сотрудники оставляют в информационных системах, поэтому для подобных решений безразлично, где работают сотрудники, в офисе или дома. 

 

Еще один совет: облегчить жизнь сотрудникам и по максимуму освободить их от рутины. Первое время работа из дома может напоминать «день сурка», особенно если в рабочих задачах много ручных операций, которые не требуют сильной интеллектуальной нагрузки. Помочь в этом могут решения для интеллектуальной обработки информации. Они автоматически распознают документы, извлекают из них ценные данные и вносят их в информационные системы компании. Это разгрузит сотрудников и даст им возможность уделять больше времени непосредственно работе с клиентами и в целом более сложным задачам, а также в дальнейшем упростит поиск и анализ информации.

 

Совет №8. Обеспечьте непрерывную обратную связь от сотрудников, измеряйте их счастье и стресс

Нельзя улучшить то, что нельзя измерить. Примерно так высказался лорд Кельвин 100 лет назад. Мы в компании Yva.ai повторяем эти слова как мантру.  Человеческий капитал — это главный актив и ценность организации, особенно во времена удаленной работы. В связи с этим вы должны постоянно думать об эмоциональном, личном и профессиональном благополучии ваших сотрудников. 

 

Но как понять объективно, что беспокоит сотрудников? Как получить эту информацию в режиме реального времени? 

 
 

Часто для этого используют опросные системы. Это программы, которые задают сотрудникам вопросы на тему вовлеченности. Однако проблема таких систем в том, что опросы распространяются раз в квартал или раз в месяц, что крайне неоперативно для современных организаций, особенно в период трансформационных процессов. 

 

В период внезапного перехода на удаленную работу наша жизнь меняется еженедельно и ежедневно. Но если мы попытаемся опрашивать сотрудников ежедневно, то они просто перестанут отвечать на опросы. По статистике процент сотрудников, отвечающих на еженедельные или ежедневные опросы, падает до 5-10%, так как люди не видят ценности в трате времени на ответы.

 

Для решения этого парадокса мы в компании Yva.ai создаем так называемые «умные опросы» и «умную обратную связь». Суть этих технологий в том, что анонимизированную обратную связь от сотрудников можно получать, даже не задавая вопросов или почти не задавая вопросов. Цифровые взаимодействия сотрудников уже несут в себе огромное количество знаний, которые можно измерять и возвращать сотрудникам в форме персональных рекомендаций для улучшения их профессиональных навыков и создания более качественных условий работы. 

 

Современные технологии Yva.ai и People Analytics позволяют автоматически измерять качество сотрудничества, вовлеченность, усталость, стресс, выгорание, успешные лидерские практики, конфликты и многие другие сигналы. Эти технологии анализируют так называемую пассивную обратную связь — анонимизированные сигналы взаимодействия сотрудников в корпоративных системах Slack, MS Teams, CRM, электронную почту, а также активную обратную связь — краткие 60-секундные индивидуальные опросы. 

 

Технологии Yva.ai на базе пассивной и активной обратной связи позволяют выявлять проблемы в работе удаленной команды, повышать вовлеченность, обеспечивать конструктивную связь между сотрудниками, а также между сотрудниками и руководителями, повышать эффективность и доверие в команде.

 
 

Совет №9. Выявите неформальных лидеров и сделайте их своими союзниками

Знаете ли вы, что 3% сотрудников вашей организации управляет мнением 84% всех остальных сотрудников? Такова статистика. Эти 3% сотрудников называются неформальные лидеры. 

 

Эти люди и так в сильной степени управляли вашей организацией, но в период удаленной работы управление вашей организацией полностью перейдет к неформальным лидерам, хотите вы этого или нет.

 

А знаете ли вы, кто они — эти неформальные лидеры? Разделяют ли они ваши ценности? На вашей ли они стороне? 

 

Большинство неуспешных трансформационных процессов в организациях проваливались по причине того, что высшее руководство полагалось на формальных лидеров в попытке провести глобальные изменения. Но формальные лидеры и неформальные лидеры — это разные группы людей, и они пересекаются лишь частично. 

 

Современные аналитические инструменты ONA (organizational network analysis), в частности Yva.ai, позволяют автоматически выявить таких неформальных лидеров, получать от них обратную связь в режиме реального времени и, как результат, наладить с ними эмоциональную и профессиональную связь. 

 
 

Выявите своих неформальных лидеров. Организуйте с ними регулярные встречи один на один. Оказывайте им свое профессиональное уважение тем, что вы доносите им свои идеи лично, слушайте их и обязательно учитывайте их мнение, наделяйте их полномочиями, и качество управления и трансформационных процессов в вашей компании вырастет радикально. 

 

Резюме

Современные вызовы и внезапный переход на удаленную работу требуют от каждого руководителя и каждого сотрудника целенаправленных и согласованных действий. 

 

Необходимо внедрить и активно использовать цифровые средства совместной работы и общения — корпоративные мессенджеры и видеоконференции, коллективные видеокофейни и переговорные комнаты, ежедневные стендапы. 

 

Необходимо документировать все решения для «выравнивания» коммуникации в разных временных зонах и передачи знаний. 

 

Необходимо принимать к сведению и улучшаться, обеспечивая постоянную обратную связь, как активную (путем микроопросов), как и пассивную (путем корпоративной аналитики), обеспечить баланс работы и личной жизни. 

 
 

Все эти изменения руководству не под силу реализовать по старинке — сверху вниз, особенно когда изменения должны произойти за несколько недель. Чтобы трансформация прошла быстро и успешно, вам необходимо выявить неформальных лидеров на всех уровнях своей организации, и с их помощью вовлечь и наделить необходимыми полномочиями каждого сотрудника. 

 

Как говорят в Кремниевой долине, «лидерство — это не усиленный контроль, а расширение возможностей людей».

 

Сторонники РПК создали хаос в парижском аэропорту 3 человека получили ранения - ВИДЕО

Лента новостей

Почему российская разведка не смогла получить информацию о теракте в «Крокусе»?
15:30 28.03.2024
"Венгрия не прислушивается к прямым указаниям Соединенных Штатов" ЗАЯВЛЕНИЕ Политога
14:30 28.03.2024
Критика Путина на заявление «Россия принадлежит русским».
14:00 28.03.2024
Комментарии армянского эксперта на заявления Симоняна и Пашиняна - ЭКСКЛЮЗИВ
13:15 28.03.2024
Правительство Армении закрывает глаза на заявления сепаратистов в Ереване - Заявление
Правительство Армении закрывает глаза на заявления сепаратистов в Ереване - Заявление
13:00 28.03.2024
”Эти территории будут возвращены Азербайджану мирным путем" – Ильяс Гусейнов
”Эти территории будут возвращены Азербайджану мирным путем" – Ильяс Гусейнов
12:50 28.03.2024
Зеленский: Украина должна разорвать отношения с Индией
Зеленский: Украина должна разорвать отношения с Индией
12:40 28.03.2024
"Внимание представителей ЕС направлено только в сторону России" - Мария Захарова
"Внимание представителей ЕС направлено только в сторону России" - Мария Захарова
12:30 28.03.2024
Омбудсмен встретился с жителями Ханкенди армянского происхождения и посетил приют
Омбудсмен встретился с жителями Ханкенди армянского происхождения и посетил приют
12:20 28.03.2024
Предупреждение о "русском шпионе" от финской разведки
Предупреждение о "русском шпионе" от финской разведки
12:00 28.03.2024
Генсек ОДКБ: "мы анализируем отношения с Арменией"
11:50 28.03.2024
Эти улицы Турции названы в честь азербайджанских шехидов
Эти улицы Турции названы в честь азербайджанских шехидов
11:45 28.03.2024
Российская сеть была разоблачена, в стране подняли тревогу
Российская сеть была разоблачена, в стране подняли тревогу
11:40 28.03.2024
Новые снимки гигантской черной дыры в нашей галактике
Новые снимки гигантской черной дыры в нашей галактике
11:30 28.03.2024
Совместная конференция США - Армении - ЕС является составной частью плана давления на Азербайджан - депутат Кенуль Нуруллаева
Совместная конференция США - Армении - ЕС является составной частью плана давления на Азербайджан - депутат Кенуль Нуруллаева
11:25 28.03.2024
Каждый шестой ребенок подвергается кибербуллингу
Каждый шестой ребенок подвергается кибербуллингу
11:10 28.03.2024
Будет ли подписан мирный договор? - Тайная история встречи Пашиняна с французскими делегатами
Будет ли подписан мирный договор? - Тайная история встречи Пашиняна с французскими делегатами
11:00 28.03.2024
Будет ли создано государство "Великая Армения"? - Комментирует Тураб Рзаев
Будет ли создано государство "Великая Армения"? - Комментирует Тураб Рзаев
10:55 28.03.2024
Появились новые подробности теракта в Крокусе Крокусе
Появились новые подробности теракта в Крокусе Крокусе
10:50 28.03.2024
Феномен социальных сетей заболел раком
10:40 28.03.2024
Начинается Третья мировая война? - Комментирует политолог
Начинается Третья мировая война? - Комментирует политолог
10:30 28.03.2024
День образования органов безопасности Азербайджана
День образования органов безопасности Азербайджана
10:20 28.03.2024
Сторонники РПК создали хаос в парижском аэропорту 3 человека получили ранения - ВИДЕО
Сторонники РПК создали хаос в парижском аэропорту 3 человека получили ранения - ВИДЕО
10:00 28.03.2024
Нельзя играть с гордостью азербайджанского народа! - Пишет Эльман Мустафазаде...
Нельзя играть с гордостью азербайджанского народа! - Пишет Эльман Мустафазаде...
09:30 28.03.2024
Начальник ГИБДД: Франция провоцирует Армению на новую войну.
Начальник ГИБДД: Франция провоцирует Армению на новую войну.
09:20 28.03.2024
Почему Иран обеспокоен возвращением анклавных деревень? - Комментирует Южный политолог
Почему Иран обеспокоен возвращением анклавных деревень? - Комментирует Южный политолог
09:10 28.03.2024
12 жителей Газы погибли, пытаясь получить гуманитарную помощь.
12 жителей Газы погибли, пытаясь получить гуманитарную помощь.
09:00 28.03.2024
Саймон Стил: На COP29 необходимо принять смелые решения по обязательствам по сокращению выбросов
Саймон Стил: На COP29 необходимо принять смелые решения по обязательствам по сокращению выбросов
12:55 27.03.2024
Россия передала жителям сектора Газа еще 29 тонн гуманитарной помощи
12:52 27.03.2024
В России получение ипотечного кредита на покупку жилья стало мечтой
12:45 27.03.2024
Тофик Аббасов: “Армения хочет усилить анти-азербайджанские тенденции в Грузии”
12:35 27.03.2024
Важное предупреждение от президента Сербии: в течение 48 часов...
Важное предупреждение от президента Сербии: в течение 48 часов...
12:30 27.03.2024
Клишас: Госдума не может вернуть смертную казнь после теракта в «Крокусе»
Клишас: Госдума не может вернуть смертную казнь после теракта в «Крокусе»
12:25 27.03.2024
Публикация ИГИЛ в социальных сетях привлекла внимание - ФОТО
Публикация ИГИЛ в социальных сетях привлекла внимание - ФОТО
12:20 27.03.2024
”Азербайджан играет роль европейского щита" – Питер Тейс - Эксклюзив
”Азербайджан играет роль европейского щита" – Питер Тейс - Эксклюзив
12:17 27.03.2024
День памяти Первого Президента Азербайджана Аяза Муталибова
День памяти Первого Президента Азербайджана Аяза Муталибова
12:15 27.03.2024
Реакция Google на соглашение с Израилем
Реакция Google на соглашение с Израилем
12:10 27.03.2024
Кибератаки из Китая на Великобританию и Новую Зеландию
Кибератаки из Китая на Великобританию и Новую Зеландию
12:05 27.03.2024
Путин поздравил росгвардейцев и ветеранов с Днем войск национальной гвардии РФ
Путин поздравил росгвардейцев и ветеранов с Днем войск национальной гвардии РФ
12:00 27.03.2024
Украина и Польша получили право участия на Евро - 2024
Украина и Польша получили право участия на Евро - 2024
11:45 27.03.2024
Hamısı