ذكر المكتب الاتحادي الألماني لأمان تكنولوجيا ‫المعلومات أن المستخدم قد يتعرض لفقدان البيانات المخزنة على ‫الحواسيب المكتبية أو الحاسوب المحمول أو الأجهزة الجوالة بسبب سقوطها ‫على الأرض أو تعرضها للسرقة أو الفقدان أو لهجمات القرصنة الإلكترونية ‫بواسطة برمجيات التشفير والأكواد الضارة، ولذلك نصح الخبراء الألمان ‫بضرورة إجراء عمليات النسخ الاحتياطي للبيانات الهامة بصورة منتظمة.

‫وفيما يلي بعض النصائح والإرشادات فيما يتصل بعملية النسخ الاحتياطي للبيانات:

‫بالنسبة للبيانات التي يجب نسخها احتياطيا، فإن المستخدم يمكنه بشكل ‫أساسي نسخ البيانات الشخصية مثل الصور ومقاطع الفيديو ورسائل البريد ‫الإلكتروني أو مستندات النصوص، وتتمثل ميزة ذلك في أنه يمكن استيراد هذه ‫البيانات على الحواسيب الأخرى بكل سهولة، ومن الأمور العملية أيضا أن ‫يتم إنشاء صورة كاملة لنظام التشغيل.

وتتجلى أسهل طريقة لإجراء عمليات النسخ الاحتياطي في نسخ جميع المجلدات ‫الشخصية على قرص صلب خارجي، والتي عادة ما توجد على محرك الأقراص (C) ‫بحواسيب ويندوز أو في مجلد يحمل اسم المستخدم بأجهزة الماك، وبعد ذلك ‫يتم تخزين كل البيانات بعيدا عن الحواسيب على وسائط تخزين خارجية، وإذا ‫اختلفت بنية المجلدات، فإنه يتعين على المستخدم إجراء عملية النسخ ‫الاحتياطي للمجلدات التي أنشأها وتتضمن البيانات الهامة.

وتوفر أنظمة التشغيل المختلفة أدوات مفيدة لإجراء عمليات النسخ ‫الاحتياطي، حيث يمكن لأصحاب الحواسيب المزودة بنظام مايكروسوفت ويندوز ‫الاستعانة بوظيفة "لوحة التحكم/النسخ الاحتياطي واستعادة نظام التشغيل" ‫في بيئة عمل نظام ويندوز 7 أو وظيفة "الإعدادات/التحديث والأمان/النسخ ‫الاحتياطي" في بيئة عمل نظام ويندوز 10.

وبالنسبة لأصحاب أجهزة الماك ‫فيمكنهم الاستعانة بوظيفة "Time Machine"، التي توفر طريقة سهلة وبسيطة ‫لإجراء عملية النسخ الاحتياطي للبيانات الهامة على أقراص صلبة خارجية.

ويمكن استيراد صورة نظام التشغيل بعد فقدان البيانات بسهولة، وتمتاز ‫وظيفة أبل "Time Machine" بالتنقل بين مدد التخزين المختلفة، إذ ‫يمكن للمستخدم العثور على ملف تمت إزالته من قبل، وليس بالضروري أن يتم ‫الاعتماد على الأقراص الصلبة الخارجية لإجراء النسخ الاحتياطي، ‫إذ يمكن الاستعانة بخدمات الحوسبة السحابية أو خدمات التخزين على ‫الويب، وتتمثل ميزة هذه الخدمات في أنها مستبعدة من فقدان البيانات ‫الشخصية بأي طريقة.

ومع ذلك نصح خبراء المكتب الاتحادي لأمان تكنولوجيا ‫المعلومات بضرورة التحقق من مقر الخدمة والاطلاع على سياسة الخصوصية ‫وحماية البيانات، ومن الأفضل أن يتم تشفير البيانات قبل تخزينها على ‫خدمات الحوسبة السحابية.

ويمكن لأصحاب الهواتف الذكية والحواسيب اللوحية المزودة بنظام أبل "آي ‫أو إس" إجراء عمليات النسخ الاحتياطي للبيانات الهامة عن طريق برنامج آي ‫تيونز وبواسطة الكابل، كما يمكن إجراء هذه العملية لاسلكيا بواسطة خدمة ‫أبل "آي كلاود"، وبالنسبة للأجهزة الجوالة المزودة بنظام غوغل أندرويد ‫فإن الكثير من الشركات العالمية توفر برامج خاصة بها لإجراء عمليات ‫النسخ الاحتياطي.

كما يمكن للمستخدم الاستفادة من خدمة التخزين عبر ‫الإنترنت من غوغل، والتي توفر للمستخدم سعة مجانية تبلغ 5 غيغابايتات، ‫وإذا احتاج لسعة أكبر فإنه يتعين عليه دفع اشتراك شهري أو سنوي.